10 passaggi per una gestione efficace del tempo

Non c’è mai abbastanza tempo per ottenere tutto. Ma troppo spesso non utilizziamo bene il tempo che abbiamo. Se ti senti sopraffatto dal lavoro che devi completare, o sei semplicemente a corto di tempo, prova a incorporare almeno 5 di questi suggerimenti nella tua vita lavorativa quotidiana.

1. Conosci le tue priorità. Prima di poter gestire il tuo tempo, devi costruire un quadro chiaro di ciò che vuoi realizzare rispetto a ciò che devi delegare o rinviare.

2. Pianifica il tempo per te sul tuo calendario. Sei tu a controllare come trascorri il tuo tempo. Assicurati che il modo in cui trascorri il tuo tempo sia coerente con le tue priorità e preferenze. Pianifica un orario regolare per completare le tue azioni. Riserva determinati periodi della giornata per accettare, avviare e rispondere alle chiamate. Assegnare tempo alle tue priorità durante il giorno ti aiuterà a garantire che la tua vita non venga invasa dalle priorità degli altri.

3. Mantieni la tua scrivania organizzata. Avere disordine intorno a te contribuisce a creare una sensazione di sopraffazione, ti distrae dal concentrarti sul compito in questione, oltre a farti perdere tempo quando cerchi le pile tra le pile. Alla fine di ogni giornata prenditi 5 minuti per organizzare la tua scrivania.

4. Sviluppa un file system a caldo per i documenti attivi sulla tua scrivania. Crea file a caldo per la carta che normalmente conserveresti sulla superficie della scrivania. L’elenco di cartelle di seguito ha funzionato costantemente per molti dei nostri clienti, ma utilizza un sistema che funzionerà per te. È possibile utilizzare una cassetta portadocumenti espandibile che tieni sulla scrivania o uno dei cassetti della scrivania con i file. Una volta che hai il tuo sistema, libera la scrivania e impegnati a mantenerla libera.

  • OGGI per le pratiche relative ai lavori da completare oggi.
  • QUESTA SETTIMANA per i documenti relativi ai lavori da completare questa settimana.
  • LETTURA per le cose che devi leggere (Portalo con te quando viaggi)
  • VERBAL PASS ON per documenti che devi trasmettere a qualcun altro con un messaggio verbale.
  • IDEE per un elenco di idee e qualsiasi informazione di riferimento pertinente. Quando pensi a una buona idea, assicurati di annotarla in questo elenco in modo che non venga dimenticata. Fare riferimento a questo file durante la risoluzione dei problemi o la pianificazione.
  • ELENCO AZIONI per l’elenco delle azioni vedere #5.
  • ARCHIVIAZIONE per tutto il resto.

5. Mantieni un unico elenco di azioni. Tieni un elenco principale delle tue azioni aperte con le date di completamento previste. Alla fine della giornata, trasferisci tutte le nuove azioni in questo elenco, aggiorna le azioni completate e rivedi il tuo calendario per pianificare le azioni da completare il giorno successivo.

6. Mantieni vuota la tua casella di posta e la tua casella di posta elettronica. Mantieni il vassoio vuoto, archiviando immediatamente per incoraggiare le persone a posizionare gli oggetti nel vassoio e non sulla scrivania o sulla sedia. Mantieni vuota la tua casella di posta rivedendo la tua e-mail su base regolare e rispondendo alle e-mail che richiedono meno di un minuto per essere scritte o spostando le e-mail in una cartella “Azioni” che gestisci quando hai più tempo.

7. Riduci le interruzioni. Stabilisci e comunica le linee guida su quando puoi e non puoi essere interrotto, quindi attieniti ad esse. Ad esempio potresti decidere di non rispondere al telefono mentre lavori su un progetto specifico, oppure se puoi chiudere la porta di un ufficio fai sapere a tutti che questo significa che non puoi essere interrotto e stabilisci un orario regolare in cui hai una politica di porta aperta .

8. Sottocommissione e consegna eccessiva. Molti di noi hanno troppe esigenze del nostro tempo perché ci impegniamo troppo. Impara a fissare scadenze realizzabili rivedendo il tuo attuale elenco di azioni prima di intraprendere una nuova attività. Concediti più tempo di quanto pensi di aver bisogno quando ti impegni in un’azione. Dì NO quando appropriato. Ricorda che le persone preferirebbero che tu dicessi che non puoi fare qualcosa, quindi o consegnerai in ritardo o non consegnerai affatto. Dicendo di no, dai loro l’opportunità di trovare un altro modo per fare le cose.

9. Pensa a lungo termine, non a breve termine. Prenderai decisioni diverse a seconda dell’obiettivo attraverso il quale visualizzi una determinata domanda, richiesta, dilemma. Le persone spesso si impegnano in progetti perché sembra buono a breve termine. (Non voglio deludere un collega, vuole impressionare un capo, vuole sembrare un eroe ecc.) Tieni a mente l’intero quadro e le implicazioni a lungo termine prima di impegnarti.

10. Completa una revisione settimanale e chiarisci. Questo è un grande compito del venerdì pomeriggio. Pianifica 30 minuti sul tuo calendario ogni settimana per completare questa revisione. Perché non provarlo venerdì.

  • Elimina i documenti dalla scrivania e dal vassoio utilizzando il sistema descritto sopra.
  • Archivia i documenti dalla sezione di archiviazione delle cartelle della tua scrivania.
  • Elabora le tue note. Esamina le voci del diario, le note delle riunioni e le note varie e trasformale in azioni appropriate.
  • Esamina il calendario della scorsa settimana per gli elementi di azione rimanenti e aggiorna il tuo elenco di azioni.
  • Controlla la tua e-mail per elementi di azione, elementi “in attesa” e così via.
  • Rivedi il tuo elenco di azioni e spunta tutte le azioni completate.
  • Completare qualsiasi attività di manutenzione regolare, ad esempio eseguire il backup del computer, impianti idrici…
  • Schiarisci le idee scrivendo idee, programmando le azioni del calendario che devi completare, rivedi il calendario per la prossima settimana e pianifica il tuo tempo.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *