10 tecniche per rispondere alle domande in modo efficace

Una domanda è un’affermazione che richiede una risposta o una risposta. Quotidianamente, puoi porre domande. Alcune domande sono aperte e richiedono una spiegazione, un’elaborazione e così via, mentre altre domande sono chiuse e richiedono solo un Sì o un No. In alcuni casi altri fanno domande che non richiedono necessariamente una risposta ma solo che qualcuno le ascolti (domande retoriche). A seconda della struttura della domanda, la risposta che segue deve rispondere a ciò che la domanda sta cercando. Molte persone bocciano gli esami non perché sono ottuse, ma perché non riescono a capire cosa viene loro chiesto. La mancata articolare correttamente la domanda porta ad azioni o risposte errate. Dopo una presentazione, devi sentirti bene se le persone ti fanno domande. Può essere un segno che le persone sono state coinvolte nella presentazione e che la presentazione ha generato interesse per gli altri. Il modo in cui rispondi a queste domande migliorerà la visione che il tuo pubblico ha di te o aumenterà la sua fiducia nei tuoi prodotti o servizi. Come professionista dovrai padroneggiare l’arte di porre domande pertinenti ma soprattutto come rispondere in modo efficace alle domande.

1. Comprendi la domanda – Prima di tuffarti nel rispondere a una domanda, assicurati di avere chiaro in mente di cosa tratta la domanda. Non c’è nulla di male nel cercare chiarezza su ciò che viene chiesto. Chiedi educatamente “Mi dispiace, non mi sembra di capire cosa stai chiedendo, ti dispiacerebbe riformulare?” In questo caso comunicherai meglio che semplicemente blaterare senza chiarezza o comprensione. Ricorda che l’essenza della risposta alle domande è che tu dia un contributo positivo a chi sta cercando una risposta. Non perdere tempo. Cerca prima la comprensione.

2. Ascolta attentamente l’intera domanda – Un modo che può migliorare la tua efficacia nel rispondere a una domanda in modo pertinente e obiettivo è quando consenti alla persona che ha posto la domanda di terminare la domanda. Alcune persone si prendono del tempo per specificare esattamente cosa stanno cercando. Rispondere a una domanda prima che sia completamente posta può sembrare irrispettoso. Non dare per scontato di conoscere la direzione in cui sta andando la domanda, quindi vuoi aiutare la persona ad arrivare al punto. Se hai tempo, lascia che la persona “divaga” mentre prendi nota dei punti chiave. Ti dà anche il tempo di sintetizzare e pensare alla migliore risposta alla domanda. La capacità di ascoltare ti dà un alto tasso di successo nel rispondere alle domande.

3. Fermati e pensa attentamente – Devi determinare se sei qualificato per rispondere alla domanda o se lo è qualcun altro. Sei autorizzato a parlare di questo argomento (i giornalisti possono perseguitarti anche se non dovresti essere il portavoce dell’azienda)? Quanto dovrebbe essere profonda la risposta? Pause e momenti di silenzio mostrano che non stai semplicemente sfornando qualunque materia prima hai in mente, ma sta arrivando una risposta chiaramente ponderata. Puoi effettivamente preparare la persona che si aspetta una risposta dicendo “Fammi pensare…, fammi vedere…”. In questo modo la persona non si siede e aspetta pensando che non hai sentito, stai semplicemente ignorando, ecc. Pensare a fondo ti aiuta anche a trovare affermazioni di cui non ti pentirai in seguito. Puoi valutare il modo migliore per rispondere con saggezza senza lasciare alla persona cicatrici o ferite fresche.

4. Rispondi alla domanda e fermati – Avendo capito cosa significa la domanda, il tuo ruolo è rispondere al meglio delle tue conoscenze e fermarti. La tendenza a fornire informazioni volontarie che non sono state richieste non aggiunge valore per te. Semmai ti depotenzia. Mi sono imbattuto in persone che dopo aver ricevuto una semplice domanda come “Dove stai andando?” si fermeranno e penseranno che hai tutto il giorno per ascoltare il nome che cade, lunghe spiegazioni che danno tutto lo sfondo lasciandoti solo a dire “Oh davvero, aha, oh capisco”. Vai al punto e fermati. Quando dici sempre bocconi di informazioni, le bugie sono inevitabili. Puoi facilmente iniziare a confonderti o dire affermazioni contrastanti senza accorgertene. Ho visto persone che perdono cause in tribunale perché continuano a pronunciare dichiarazioni che vengono poi utilizzate contro di loro in una fase successiva del procedimento.

5. Rilassati e sii sicuro di te – È interessante notare che a volte può essere difficile rispondere alla stessa domanda a seconda di chi e quale impostazione viene posta. Se ti viene chiesto su un autobus dalla persona seduta accanto a te; “Ti dispiacerebbe parlarmi di te”, potrebbe essere molto più facile articolare la domanda rispetto a quando hai un pannello di quattro o cinque persone in una stanza dei colloqui dove stai cercando un lavoro. La stessa domanda può portare risposte diverse. Nella prima impostazione puoi rilassarti e parlare di questioni sociali mentre nella seconda senti quasi che ogni risposta deve indicare quanto sei laborioso e tutte le cose positive della vita. La chiave importante per il flusso di risposte e una risposta efficace a una domanda è rilassarsi ed essere il più naturale possibile nella risposta. Non vuoi sembrare come se avessi un discorso provato da qualche parte che stai cercando di ricordare. Rilassati e lascia fluire la tua creatività. Respira normalmente e sentiti a tuo agio.

6. Padroneggia la natura generale delle domande – Le domande più comuni sono incentrate su Cosa? (cerca i dettagli), Dove? (cerca di conoscere il luogo o il luogo o il palcoscenico) Perché? (cerca di capire le ragioni dietro) Chi? (sta sollecitando per le persone coinvolte) Quando? (cerca la data e l’ora in cui è successo) Come? (desidera conoscere il processo o la ripartizione passo passo di un evento) Di chi? (identifica il proprietario). Altre domande sono come affermazioni che richiedono dettagli. Ti danno l’indicazione in affermazioni come Illustrare, spiegare, chiarire, affermare, descrivere, indagare, elencare e così via. Fai attenzione a queste parole per fornire una risposta pertinente a ciò che viene cercato.

7. Potresti non conoscere le risposte a tutte le domande – È una cosa nobile lasciare passare alcune domande. Non sei l’enciclopedia di tutte le domande che incontri. Ammettere di non conoscere la risposta non è un segno di debolezza. È un segno che conosci te stesso e non vorresti partecipare a un gioco di indovinelli. Ho un grande rispetto per le persone che anche nelle interviste ti diranno “Devo ancora imbattermi in quel concetto, ma sembra davvero eccitante” rispetto a uno che si tormenta per il fatto che ogni domanda deve essere risolta e spreca ancora i prossimi cinque minuti dando una lezione che è innocente della verità. A volte in un contesto di gruppo, ammettere di non conoscere la risposta a una domanda ti porterà tanta saggezza che potrebbe essere nascosta nella persona a cui sei seduto accanto; il tipo di saggezza che non puoi nemmeno trovare nei libri.

8. Evita di rispondere sempre a una domanda con una domanda – Ci sono persone che non tenteranno mai di rispondere in nessun altro modo se non quello di rispondere a una domanda. Un caso in cui ciò è accettabile è in una configurazione di classe in cui uno studente fa una domanda e l’insegnante non ha idea di quale sia la risposta. Può chiedere in modo creativo “C’è qualcuno che può aiutare con la domanda?”. Non ammette immediatamente l’ignoranza alla domanda, ma dà all’insegnante il tempo di sintetizzare la risposta degli altri partecipanti. Sono sempre stato una vittima nel rispondere a una domanda diretta con una domanda. Ciò che ha dato vita a questo argomento è una domanda che mia moglie mi ha fatto che era semplice e al punto “Andrai in ufficio più tardi oggi”. La mia risposta immediata non riguardava l’ufficio ma “Perché?”. La mia risposta sarebbe stata o un “Sì, vado, c’è qualcosa di cui hai bisogno, vuoi venire con me?” invece di un vero e proprio “perché” prima di dare la risposta. Mi ha subito detto “Farai meglio a scrivere un articolo sulle risposte alle domande.

9. Se sei l’esperto, mostralo – A volte le persone fanno domande perché sanno che sei nella posizione migliore per conoscere la soluzione migliore. Nei casi in cui conosci le tue cose, fornisci la risposta completa richiesta. Fai un backup della tua risposta con esempi pertinenti, ove necessario. Evita semplicemente di fornire lunghe spiegazioni in cui una semplice risposta avrebbe funzionato. In una classe di Scienze, se gli studenti ti chiedono di spiegare il processo di fotosintesi; non risponderai a questo in una dichiarazione di una riga, ma porterai la tua esperienza, uscirai e riceverai diversi tipi di fogli da illustrare in modo che gli studenti ottengano comprensione. Allo stesso modo, in una sala riunioni, se sei il capo delle operazioni, deve essere visualizzato. Non puoi avere altre persone che sembrano essere gli esperti nella tua zona quando sei lì. Sii l’autorità nel tuo campo.

10. Evita di giudicare la persona che chiede – È facile pensare che la persona che ha posto una domanda non abbia conoscenze in un’area specifica. Quando sei pronto a giudicare, rischi di essere imbarazzato un giorno. Alcune persone fanno domande sulle aree in cui hanno un dottorato di ricerca. Dirigono le discussioni nella direzione delle loro aree di specializzazione. Quando viene posta una domanda, evita di aggredire la persona per averla posta, ma attieniti al punto e rispondi a ciò che viene chiesto. Evita affermazioni che suonano giudicanti. Quando i segni del giudizio entrano in una discussione, questo diventa una barriera per una comunicazione efficace. Nessuno ascolterà oggettivamente quello che dici. Dì quello che sai e cita quello che hai sentito dire da altri.

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