7 C per il successo del progetto

Tutti i project manager sono preoccupati per il successo percepito dei loro progetti. Vogliono ridurre al minimo il rischio di fallimento e portare il progetto nei tempi e nel budget. Considerare ciascuna di queste sette C per il successo del progetto porterà al raggiungimento di un risultato veramente positivo.  

Comunicazione

La proliferazione della posta elettronica come alternativa alle riunioni faccia a faccia o alle conversazioni telefoniche ha i suoi svantaggi oltre che vantaggi. Mentre è più probabile che la parola scritta assicuri che i dettagli tecnici specifici siano pienamente compresi, l’e-mail non consente lo stesso livello di costruzione di relazioni e sviluppo di fiducia della comunicazione verbale. Anche le conversazioni, di persona o al telefono, sono vitali per rilevare potenziali problemi e chiarire le aspettative di tutte le parti coinvolte in un progetto. Le regolari comunicazioni via e-mail non dovrebbero mai sostituirsi alla comunicazione verbale, ma essere uno strumento aggiuntivo verso l’obiettivo del successo del progetto.

Impegno

Costruire l’impegno in qualsiasi team di progetto sin dall’inizio trarrà enormi benefici nel corso del progetto e alla fine porterà a una conclusione positiva. È molto più probabile che i progetti intrapresi senza il pieno impegno delle parti interessate e dell’intero team falliscano. Ma concordando il lavoro richiesto, il tempo e le persone necessarie per completarlo, con scadenze e aspettative realistiche, ciò garantirà che ci sia un impegno iniziale che può essere mantenuto durante tutto il corso del progetto.

È sorprendente la frequenza con cui ai team e agli individui viene assegnato un lavoro di progetto in cui non sono impegnati. Ciò può essere dovuto a una serie di motivi, che si tratti di sovraccarico di lavoro o requisiti mal definiti o budget o scadenze non realistici. Tutti o alcuni di questi fattori si tradurranno in una mancanza di impegno da parte del team o dell’individuo. Tuttavia, garantire che le persone siano impegnate nei propri compiti è un fattore importante per la qualità del lavoro e quindi il successo di un progetto non dovrebbe mai essere sottovalutato.

Contanti

Il budget di qualsiasi progetto, grande o piccolo, dovrebbe essere realistico e includere un generoso fondo di emergenza. È impossibile stabilire un budget realistico senza conoscere nel dettaglio i requisiti. Tuttavia, in pratica, il budget è spesso fissato prima che i requisiti siano documentati e molti budget hanno poche o nessuna contingenza. In questi casi, il ruolo del project manager è quello di abbinare i requisiti al budget disponibile il più fedelmente possibile senza compromettere il prodotto che viene infine consegnato. Tentare di spremere i requisiti in un budget non realistico sta semplicemente aumentando la probabilità che qualcosa vada storto.

Controllo

Mantenere il controllo del budget e della pianificazione è fondamentale per completare con successo il progetto. In pratica questo significa pianificare il progetto nel dettaglio e poi gestire tutti gli elementi di quel piano. Sebbene sia probabilmente necessaria una certa flessibilità da parte del project manager, tale flessibilità non può comportare la perdita del controllo della pianificazione, del budget o della qualità del prodotto finale.

Il budget e la pianificazione sono, ovviamente, i vincoli naturali per un progetto e i project manager devono disciplinare se stessi e i membri del team per concentrarsi sulla consegna o sul completamento di ogni singola attività. I progetti in cui sono fissate pietre miliari chiare hanno molte più probabilità di raggiungere il loro obiettivo rispetto a quelli che non fissano obiettivi chiari.

Cooperazione

La cooperazione tra team, dipartimenti o anche aziende diverse è spesso necessaria per i grandi progetti aziendali. Queste relazioni possono essere di scelta ma possono anche essere di necessità. Potrebbero esserci risentimenti e rivalità sottostanti tra questi diversi gruppi, ma la cooperazione è essenziale per il successo del progetto.

Il coinvolgimento dei membri di tutti i gruppi nelle prime fasi del processo decisionale e di pianificazione aiuterà a costruire uno spirito di squadra e ad alleviare qualsiasi ostilità tra i gruppi. Puntare a comprendere le emozioni umane coinvolte, e non solo le capacità umane, porterà a una migliore comprensione dei diversi gruppi. Questo è un modo molto più efficace per sviluppare la cooperazione che cercare di costringere gruppi o squadre a lavorare insieme.

Cultura

Gli atteggiamenti nei confronti degli orari di lavoro, della qualità del lavoro e dell’alta dirigenza variano notevolmente da cultura a cultura e persino da azienda a azienda. In alcuni ambienti i problemi non verranno segnalati nella convinzione che ore e sforzi extra possano risolvere i problemi. Ciò può spesso comportare un problema che non diventa evidente fino a quando non si è ben inseriti nella pianificazione del progetto. Tali atteggiamenti nell’ammettere che c’è un problema per l’alta dirigenza sono difficili da cambiare in alcune aziende e culture.

Pertanto, gli atteggiamenti culturali radicati devono essere affrontati all’inizio del progetto se non vogliono contribuire al fallimento del progetto. Questo è un problema a due vie per il quale è improbabile che ci sia una soluzione rapida, ma può essere alleviato da entrambe le parti esprimendo, documentando e gestendo le reciproche aspettative.

Istruire

L’importanza del coaching o della formazione non va mai sottovalutata. Metodi di formazione collaudati per la gestione dei progetti possono fornire strumenti, suggerimenti e tecniche per aiutare ogni project manager a raggiungere la propria missione di un progetto di successo. Il supporto e la guida disponibili attraverso la formazione sulla gestione dei progetti possono non solo aiutare con la gestione e il controllo quotidiani di un progetto, ma anche con l’elemento umano necessario per trattare con individui, team e culture diverse. E entusiasmerà un project manager per spingere il progetto in avanti nella giusta direzione.

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