Autogestione e gestione del tempo organizzativo

La gestione del tempo include strumenti o tecniche per pianificare e programmare il tempo, solitamente con l’obiettivo di aumentare l’efficacia o l’efficienza, o entrambe, dell’utilizzo del tempo personale e aziendale.

La gestione del tempo per uso personale è un tipo di autogestione. Si riferisce a metodi, abilità e strategie attraverso le quali gli individui possono dirigere efficacemente le proprie attività verso il raggiungimento degli obiettivi e include la definizione degli obiettivi, la pianificazione, la programmazione, il monitoraggio delle attività, l’autovalutazione, l’autointervento e l’autosviluppo. In un contesto aziendale, può soddisfare l’esigenza di controllare i dipendenti, facilitare il coordinamento del lavoro e aumentare la responsabilità dei singoli dipendenti.

Le strategie di gestione del tempo sono solitamente associate alla raccomandazione di fissare obiettivi. Questi obiettivi sono scritti e suddivisi in un progetto, un piano d’azione o una semplice lista di cose da fare. Le scadenze vengono stabilite e le priorità vengono assegnate ai singoli elementi della lista delle cose da fare. Questo processo si traduce in un piano giornaliero/settimanale con una lista di cose da fare

Nella gestione del tempo, la psicologia dovrebbe essere basata sul rendere facile e divertente accumulare, tracciare e recuperare tutte le informazioni relative alle cose che devi fare. I suoi principi fondamentali sono: (1) raccogliere – catturare tutto ciò di cui hai bisogno per tracciare, ricordare o su cui agire; (2) elaborare: trattare un elemento alla volta, delegarlo o differirlo; (3) organizzare: impostare un elenco che può essere utilizzato per tenere traccia degli elementi in attesa di attenzione; (4) rivedere–considerando il tempo, le risorse e l’energia decidere quale attività è più vitale; e (5) fare: metterlo in atto immediatamente.

Un fattore importante che comprende la gestione del tempo è la definizione delle priorità. Può essere fatto attraverso la tecnica ABC, utilizzata da molto tempo nella gestione aziendale, mediante la categorizzazione di dati di grandi dimensioni in gruppi. Alle attività che sono percepite come prioritarie viene assegnata una A, quelle con la priorità più bassa sono etichettate C. L’analisi ABC può incorporare più di tre gruppi.

Un’altra tecnica è l’analisi di Pareto. È una tecnica statistica nel processo decisionale che viene utilizzata per selezionare un numero limitato di compiti che producono un effetto complessivo significativo. È una tecnica formale utile quando molte possibili linee di azione competono per la tua attenzione. Fondamentalmente, consiste nella stima del beneficio fornito da ciascuna azione con successiva selezione di un numero di azioni più efficaci che forniscono il beneficio totale ragionevolmente vicino a quello massimo possibile.

Il più delle volte, per ottenere risultati migliori, l’analisi ABC è spesso combinata con l’analisi di Pareto.

Nell’esistenza di un’azienda, il tempo è un elemento molto vitale. Dovrebbe essere usato con saggezza e funzionalità. Tempi identici possono essere giudicati dalle persone in modo molto diverso. Il tempo può “volare”; cioè, un lungo periodo di tempo può sembrare passare molto rapidamente. Allo stesso modo, il tempo può sembrare “trascinarsi”, come quando si esegue un compito noioso. Quindi il tempo, se gestito in modo brillante, induce una forza lavoro migliore, con conseguente longevità dell’azienda e profitti più sani.

Copyright 2007 Ismael D. Tabije

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