Cinque suggerimenti per la gestione del tempo per pianificare la tua giornata

Può essere difficile trovare il tempo necessario per fare tutto. Considera di fare alcune cose chiave invece di provare a fare tutto. Per fare ciò, inizia con 5 semplici idee per gestire il tempo che includono scrivere le cose, dare priorità alle attività, rivedere gli appuntamenti, bloccare il tempo per portare a termine le cose e rimanere flessibili nei tuoi piani. Di seguito sono riportate queste cinque idee con suggerimenti per rendere più efficace la pianificazione.

1. Annota tutto ciò che devi fare nello stesso strumento.

I grandi manager del tempo tengono sempre a portata di mano un elenco di “cose ​​da fare” per annotare le azioni, le attività lavorative, le attività del progetto e le idee che gli vengono in mente. L’elenco delle attività dovrebbe essere conservato in una posizione comoda come un quaderno, un sistema di pianificazione o in un sistema elettronico. Se continui sempre ad aggiungere alla tua lista, saprai cosa è necessario fare perché puoi trovare la lista ogni volta che inizi a pianificare cosa fare ogni giorno.

2. Rivedi le tue attività e dai la priorità agli elementi ogni giorno alla stessa ora.

Questo può essere fatto la mattina della data in cui prevedi di lavorare sugli articoli o la sera del giorno prima per gli articoli di domani. Determina le priorità per ogni elemento. Come articoli di alta qualità o da non perdere per la giornata, articoli di livello medio o attività quotidiane e cose a bassa priorità che possono essere rimandate a un’altra volta.

3. Guarda il tuo elenco di appuntamenti per la giornata e determina quali sono importanti da fare in questo giorno.

Pianifica ciò di cui hai bisogno per gli appuntamenti importanti che devi mantenere, così avrai tutto pronto prima dell’inizio dell’appuntamento in quanto ciò farà risparmiare tempo durante l’appuntamento. Assicurati di includere carta e penna per prendere appunti o scrivere azioni. Quindi determina cosa devi fare con gli appuntamenti che non puoi mantenere, come annullare una data di pranzo o inviare un sostituto a una riunione.

4. Pianifica blocchi di tempo nella tua giornata per lavorare sulla tua lista di cose da fare.

Pianifica gli articoli ad alta priorità nelle ore di punta, quando in genere sei più attento e vigile. Quindi pianificare gli elementi a priorità media nel tempo rimanente o dopo gli appuntamenti. Quando possibile, pianifica articoli e commissioni simili nello stesso intervallo di tempo. Ad esempio, pianifica di effettuare tutte le chiamate in uscita nella stessa ora o di leggere e rispondere alle e-mail durante due piccoli intervalli di tempo ogni giorno. Concentrare il tempo trascorso al telefono o con l’e-mail ridurrà effettivamente le interruzioni che di solito causano quando si lavora su altri elementi chiave che sono stati bloccati durante i periodi di punta.

5. Consenti flessibilità nel tuo programma. In altre parole, non esagerare con la tua pianificazione.

In un periodo di otto ore, dovresti pianificare solo 6 ore di lavoro e appuntamenti con priorità medio-alta. In questo modo il tuo piano non viene notevolmente interrotto se si presenta un’emergenza o una situazione di crisi che devi gestire. Se esce poco durante il tempo flessibile, puoi lavorare su qualcos’altro nella tua lista di cose da fare che non faceva parte del piano originale o concederti qualche minuto di pausa per rilassarti e ridurre lo stress o usare il tempo per pensare in modo creativo .

Queste cinque idee e suggerimenti renderanno la tua pianificazione più efficace e dovresti diventare più efficiente usandole con il passare del tempo. Ricorda che non puoi fare tutto, quindi concentrati sulle cose chiave scrivendole, dando priorità alle attività, rivedendo gli appuntamenti, bloccando il tempo per lavorare su elementi importanti e rimanendo flessibile. Scoprirai che la gestione del tempo diventerà più facile con il tempo e la pratica.

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