Cinque trucchi per la gestione del tempo utilizzati dai manager

Ti sei mai chiesto perché il tuo manager sembra fare così tanto senza sembrare fare molto lavoro? Non è che non stiano facendo nulla; è più perché stanno facendo le cose per bene. Se ti prendi il tempo per osservare il tuo manager, probabilmente lo noterai mentre fa cinque cose che potresti non fare. Queste cinque cose sono semplici trucchi per gestire con successo il tempo in ufficio.

  1. Gestisci ciò che colpisce la posta in arrivo. Dovresti condurre un controllo del tipo di cose che arrivano nella tua casella di posta, siano esse cartacee o elettroniche. Potresti essere copiato su informazioni che non hai bisogno di vedere, in tal caso chiedi di essere rimosso dalla lista di distribuzione. Potresti vedere cose che richiedono un’azione ma non sono nel tuo regno di abilità o responsabilità, in tal caso passa le informazioni alla persona giusta e possibilmente suggerisci loro di richiedere che il tuo nome venga sostituito con il loro nella corrispondenza futura. Questo dovrebbe semplicemente lasciare ciò che devi sapere o su cui devi agire. Per gli oggetti rimanenti, agisci su di essi in qualche modo in modo da non dover continuare a tornarci.
  2. Mantieni la scrivania pulita. Il disordine distrae e rende difficile trovare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. Metti foto e cimeli su uno scaffale o in una bacheca, non sulla tua scrivania. Prendi l’abitudine di mettere via tutto prima di partire per la giornata o di andare a pranzo fuori, in modo da tornare in un’area di lavoro pulita. Sviluppa un sistema di archiviazione che funzioni per le cose che vuoi conservare. Quindi ricicla immediatamente o butta via le cose che non devi conservare.
  3. Vai a pranzo prima o dopo mezzogiorno. La maggior parte delle persone va a pranzo a mezzogiorno, quindi ci sarà sempre tempo perso in fila per prendere un tavolo, aspettare l’ordine del cibo, aspettare l’assegno e pagarlo, oltre al traffico da e verso il luogo in cui si mangia. Non importa se esci o mangi nella caffetteria aziendale; mezzogiorno è sempre un momento affollato. Invece vai alle 11:00 o alle 13:00 per vivere un’esperienza di pranzo più veloce e più tranquilla.
  4. Tieni traccia di chi sta interrompendo e perché. Se sai chi si ferma sempre a fare domande o semplicemente a parlare, puoi collaborare per ridurre le interruzioni non necessarie. Questo funzionerà per entrambi per gestire meglio il vostro tempo. Insieme dovresti impostare 10-15 minuti per incontrarti una o due volte al giorno invece di avere più interruzioni durante la giornata lavorativa. Poiché imposti riunioni brevi, puoi rimanere in piedi durante la riunione per assicurarti che non si protraggano più a lungo.
  5. Prepararsi per le riunioni. Raccogli tutto ciò di cui hai bisogno per la riunione a cui stai partecipando o conducendo. Metti la riunione sul tuo calendario con 5-10 minuti di anticipo e pochi minuti dopo. Nei minuti precedenti, hai tempo per prepararti e arrivare in tempo. Nei minuti successivi, puoi muoverti su qualsiasi elemento di azione ottenuto dalla riunione. Inoltre, assicurati che la riunione abbia un’agenda in modo che il tempo di tutti venga utilizzato in modo efficiente quando siete tutti insieme. Se non ti è stato inviato un ordine del giorno, chiedilo prima dell’inizio della riunione.

Ora che hai esaminato i cinque trucchi per la gestione del tempo che la maggior parte dei manager usa con successo, considererai di usarli anche tu? Se applichi questi semplici concetti al tuo lavoro in ufficio, dovresti vedere che anche tu puoi fare di più.

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