Executive Coaching – Cosa c’è in un Project Manager?

Ho ricoperto vari ruoli di leadership IT da quando ho iniziato la mia carriera oltre 20 anni fa e non c’è niente di così stimolante o gratificante come essere un Project Manager. Oltre a tutte le competenze tecniche molto importanti di cui un Project Manager ha bisogno, come la capacità di costruire una pianificazione e un budget e tenerne traccia, comprendere il ciclo di vita della consegna e segnalare lo stato, un Project Manager deve essere un negoziatore, un team builder, un collaboratore, un influencer e un innovatore. Questi ruoli richiedono capacità di leadership di altissimo livello. È questa combinazione di gestione tecnica e capacità di leadership che rende il ruolo così impegnativo.

Allora perché è questo? Il problema è che raramente il Project Manager ha uno scopo chiaro, un team che gestisce direttamente, nessun problema e nessuno esterno al progetto con cui ha bisogno di influenzare o negoziare. I project manager sono in genere tenuti a operare in un ambiente a matrice, dove hanno poco o nessun controllo su risorse, tempi o risultati. È probabile che trascorrano una notevole quantità di tempo a negoziare per ottenere più risorse, cercando di influenzare le parti interessate a definire l’ambito e i risultati finali e cercando di trovare modi innovativi per fornire secondo un programma serrato, spesso scaduto. In mezzo a tutto questo, devono essere modelli di ruolo per mantenere i membri del team coinvolti e leader in grado di navigare efficacemente tra diversi tipi di persone dalla varietà di organizzazioni con cui devono interagire. Questa non è un’impresa da poco per un Project Manager di un piccolo progetto, per non parlare di un più grande progetto IT multimilionario tipico di oggi.

Come possono, quindi, i Project Manager trovare aiuto e supporto nei loro percorsi professionali, quelli che spesso si trasformano in viaggi di scoperta di sé e di crescita personale? Esistono molti corsi per insegnare tecniche specifiche per la gestione di un progetto e c’è la credenziale Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute. Ci sono anche molti corsi di leadership di Project Management con argomenti come team building, collaborazione e negoziazione. Sebbene questi corsi siano preziosi per lo sviluppo di capacità tecniche e di leadership, l’Executive Coaching è prezioso anche per i Project Manager che si trovano in ambienti sempre più complessi e stressanti e mentre si sforzano di istituzionalizzare nuovi apprendimenti.

Allora come può aiutare l’Executive Coaching? L’Executive Coach (che può essere assunto direttamente dal singolo o dal datore di lavoro del Project Manager) inizierà con la comprensione degli obiettivi del cliente. Ciò costituirà la base dell’Agenda di Coaching, gli obiettivi chiave su cui si lavorerà per un periodo di tempo, inclusa la guida del Project Manager nella definizione dell’aspetto del “successo”. Ai fini di questo articolo presumo che l’Agenda di Coaching sia basata sull’obiettivo di migliorare le capacità di leadership di un Project Manager, nelle seguenti quattro aree:

* Aumento del livello di consapevolezza di sé

* Migliorata capacità di negoziare e collaborare con le parti interessate

* Aumento del coraggio e della fiducia per sfidare e innovare

* Migliorata capacità di gestire i conflitti

L’Executive Coach accompagnerà il Project Manager attraverso un viaggio di scoperta e sviluppo di sé, al fine di migliorare le sue capacità di leadership complessive e migliorarne l’efficacia.

Autocoscienza

Una delle prime cose che un Executive Coach può fare è aiutare i propri clienti a identificare e aumentare il loro livello di consapevolezza di sé. Daniel Goleman ha reso popolare il concetto di Intelligenza Emotiva (EI) negli anni ’80 e ’90, di cui una componente fondamentale è la consapevolezza di sé. Esistono molti strumenti di valutazione che possono essere utilizzati per aiutare i Project Manager a comprendere il loro livello di intelligenza emotiva e consapevolezza di sé. Tale valutazione offre opportunità per raggiungere un livello maggiore di autocomprensione, una maggiore capacità di autoregolazione, una comprensione della motivazione e un maggiore livello di empatia e abilità sociali. Questo può aiutare i Project Manager a ottenere un quadro accurato della fase di sviluppo della leadership in cui si trovano, oltre a identificare le aree che devono essere affrontate. Gli Executive Coach aiuteranno a facilitare e interpretare le valutazioni dell’Intelligenza Emotiva in modo che le informazioni possano essere assimilate e piani d’azione messi in atto per supportare l’obiettivo generale.

Negoziazione e collaborazione

Avendo stabilito un punto di partenza per la comprensione di sé, un’altra capacità critica a cui tendere per un Project Manager è la capacità di ottenere risultati positivi da persone diverse, in una varietà di team, con stili potenzialmente molto diversi. Avevo un capo che chiamava questa “ampiezza dello stile”, ovvero la capacità di comprendere lo stile e la motivazione della persona con cui hai a che fare, e di modificare il proprio stile in base a ciò, per ottenere un risultato più positivo per tutti. Utilizzando le basi della valutazione EI, un Executive Coach può portare il Project Manager ulteriormente nella comprensione della propria capacità di estendere il proprio stile nella negoziazione con gli altri.

Un altro modo per migliorare la capacità di negoziazione del Project Manager è attraverso strumenti come il Myers Briggs Type Indicator (MBTI). Questo non solo approfondisce la nostra comprensione dei nostri stili, ma migliora anche la nostra capacità di riconoscere stili diversi negli altri. Una volta ho frequentato un corso di Project Management sulla negoziazione con un team di Project Manager che ho guidato, durante il quale è stata eseguita una valutazione MBTI per ogni persona. È stato illuminante per noi vedere i vari tipi nel gruppo ed è stato efficace nell’aiutarci a utilizzare i risultati della valutazione per trovare metodi e linguaggi diversi nel lavorare con gli altri nell’organizzazione. Il risultato netto è stato che tutti noi abbiamo migliorato la nostra capacità di negoziare e collaborare con altre persone e gruppi.

I dati raccolti in tali strumenti possono costituire la base di un piano di sviluppo personale per migliorare le capacità di negoziazione e collaborazione. Gli Executive Coach operano come partner di pensiero per parlare di idee e approcci, aiutare a identificare ostacoli e punti ciechi e fornire supporto e feedback mentre il cliente testa e perfeziona le tecniche per un periodo prolungato. In alcune circostanze un Executive Coach può avere l’opportunità di osservare il cliente in azione mentre il cliente mette in pratica le nuove tecniche sul posto di lavoro. Il Coach fornirà quindi un feedback costruttivo in un ambiente non minaccioso, non giudicante e sicuro. Questo processo consentirà al cliente di spostarsi dal punto di partenza della comprensione di sé, attraverso un maggiore sviluppo di sé e il miglioramento delle sue capacità di leadership.

Coraggio e Fiducia

Due caratteristiche importanti per essere un leader di successo sono il coraggio e la fiducia. Questo può essere illustrato in numerose forme… rischiare un approccio innovativo per rispettare una scadenza ravvicinata, respingere in modo assertivo e appropriato quando uno sponsor aziendale tenta di aumentare la portata del progetto, negoziare con un’altra parte dell’organizzazione possibilmente difficile al fine di ottenere risorse e strumenti di cui il progetto ha bisogno. Un Executive Coach assumerà il ruolo di Trusted Advisor e Thought Partner mentre il Project Manager continua a sviluppare queste caratteristiche e guiderà il Project Manager mentre prova varie nuove tecniche.

Una tecnica che può essere particolarmente utile è l’indagine di apprezzamento (AI). L’intelligenza artificiale può essere utilizzata a livello organizzativo o individuale ed è il processo di trasporto dei punti di forza e delle esperienze positive dal passato nel presente e nel futuro al fine di apportare un cambiamento trasformativo positivo. Questo mi ricorda il processo “Lezioni apprese” che i Project Manager implementano con l’eccezione cruciale che l’unico obiettivo dell’IA è ciò che ha funzionato bene, come possiamo fare di più in futuro e come possiamo implementare un approccio più positivo cultura che va avanti.

Un Executive Coach aiuta i Project Manager ad applicare questo processo a se stessi, utilizzando una serie di esercizi di visualizzazione per identificare le esperienze di picco del passato. Come parte di questo, il Project Manager identificherà i punti di forza che sono stati utilizzati in quelle esperienze di punta e come potrebbero essere utilizzati nel presente e nel futuro. Questa focalizzazione sui punti di forza si traduce in un aumento significativo della fiducia del cliente. Può anche essere combinato con un altro strumento di valutazione, “Strengthsfinder”, basato sul libro di Tom Rath. La premessa è che è molto più facile fare più dei nostri punti di forza che “aggiustare” i nostri punti deboli, e quindi i primi 5 punti di forza di una persona vengono identificati su 34 possibili. Combinata con l’IA, questa è una tecnica molto potente in costruire il coraggio e la fiducia di un Project Manager. Un Executive Coach guiderà il Project Manager attraverso il processo, aiutandolo a definire piani d’azione per progettare e sostenere il cambiamento per il futuro. Un Executive Coach lavorerà con il Project Manager per collegare queste tecniche all’agenda di coaching stabilita e supportarle mentre le utilizzano per raggiungere i loro obiettivi di sviluppo e progetto.

Gestione del conflitto

La gestione dei conflitti è un’altra sfida per i Project Manager. I progetti Matrix possono risultare in conflitto proprio per la natura stessa della struttura organizzativa. Aggiungete a ciò la naturale tendenza di qualsiasi team a sperimentare un conflitto a un certo punto e l’abilità nella gestione dei conflitti diventa fondamentale per il successo di un Project Manager. L’inventario dei punti di forza (SDI) è uno strumento di valutazione particolarmente utile in quanto un aspetto esamina il modo in cui le persone operano in situazioni di conflitto. Questo può essere prezioso per identificare non solo il nostro stile in conflitto, ma anche gli stili degli altri. Un Executive Coach può quindi aiutare un cliente a comprendere l’uso efficace di un linguaggio o di un comportamento diverso al fine di navigare attraverso il conflitto per ottenere un risultato più positivo. In un altro corso di project management a cui abbiamo partecipato io e i miei Project Manager, questo strumento è stato utilizzato per aiutarci a identificare la nostra ‘sequenza di conflitto’ in tre fasi, cioè le fasi in cui reagiamo al conflitto. È molto più facile risolvere il conflitto quando a) possiamo risolverlo nella fase iniziale prima che il conflitto diventi troppo profondo e b) quando comprendiamo la sequenza del conflitto delle persone con cui abbiamo a che fare. Alcuni di noi hanno previsto le nostre sequenze di conflitto; altri furono sorpresi. Tutti noi abbiamo imparato un nuovo modo di comunicare in caso di conflitto e di conseguenza tutti noi abbiamo ottenuto risoluzioni migliori.

Quindi, in sintesi, cosa ci guadagna un Project Manager che lavora con un Executive Coach? La relazione tra Executive Coach e Project Manager è duratura, quindi il Coach può aiutare un Project Manager a utilizzare la formazione che ha seguito e i dati raccolti utilizzando gli strumenti di valutazione, per apportare cambiamenti sostenibili per raggiungere i propri obiettivi. Il Coach può consentire a un Project Manager di crescere da qualcuno che ha le competenze tecniche per gestire un programma e un budget, a un leader forte che realizza progetti di successo non solo utilizzando le competenze tecniche, ma anche la loro nuova collaborazione, negoziazione, capacità di influenza, con una fiducia che permette agli altri di riconoscerlo come un vero leader. L’Executive Coach manterrà il cliente allineato con l’agenda generale del coaching, oltre a supportare il cliente nell’istituzionalizzare i cambiamenti nel tempo. Man mano che l’apprendimento diventa sostenuto, le sfide della gestione del progetto diminuiscono e le ricompense aumentano.

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