Gestione del tempo – Come elaborare in batch le attività per risparmiare tempo ed energia

introduzione

In questo articolo, parlerò di una tecnica di gestione del tempo chiamata “elaborazione batch” che è particolarmente utile per completare determinati tipi di attività in modo più efficiente e risparmiare tempo in modo più efficiente; speso per completare altre attività. Discuterò cos’è esattamente l’elaborazione batch, perché è una strategia vantaggiosa di gestione del tempo e infine discuterò i cinque passaggi necessari per eseguire correttamente le attività di elaborazione batch.

Che cos’è l’elaborazione batch?

L’elaborazione in batch è un processo che consente di risparmiare tempo e consente di completare attività ripetitive in modo più efficiente utilizzando meno energia mentale. In sostanza, questa attività è definita come il completamento di un’attività ripetitiva relativamente piccola che normalmente si completerebbe regolarmente nel corso di un tempo, più volte di seguito durante un periodo di tempo più ampio.

Perché l’elaborazione in batch è una tecnica vantaggiosa di gestione del tempo?

Completando una piccola attività che normalmente completeresti più volte al giorno, su base giornaliera o settimanale, più volte in un intervallo di tempo più ampio, risparmi tempo liberando quei frammenti più piccoli della tua giornata o settimana che normalmente spenderesti per completare l’attività elaborata in batch.

Completare un’attività più volte di seguito ti rende anche più efficiente nel completare quell’attività. Quando trovi un sistema per completare i tuoi compiti ripetitivi, consente al tuo cervello di abituarsi a completare un determinato compito, e alla fine costa il tuo cervello e, di conseguenza, completa il compito in modo ripetitivo rispetto al completamento il compito individualmente ripetutamente.

La ripetitività di questo processo significa anche che risparmi energia mentale in due modi. In primo luogo, ci vuole energia mentale per passare da un compito a focalizzare la propria attenzione sul completamento di un altro compito. Questa tecnica consente al cervello di concentrarsi sul completamento della stessa attività per un periodo di tempo più lungo, riducendo la quantità di energia cognitiva o cerebrale che si spende per cambiare attività. In secondo luogo, completando un’attività di routine in anticipo, come nel caso della maggior parte delle attività che puoi elaborare in batch, non devi ricordarti di completarle in un secondo momento, liberando letteralmente il tuo carico cognitivo o la quantità di spazio nel tuo cervello disponibile per completare altri compiti.

Come si elabora in batch un’attività?

Esistono quattro passaggi di base per l’elaborazione in batch di un’attività. Li elencherò in ordine, quindi elaborerò ogni passaggio in modo più dettagliato. Innanzitutto, scegli un’attività appropriata da elaborare in batch. In secondo luogo, scegli e pianifichi una porzione di tempo relativamente ampia da dedicare al completamento di tutte le ripetizioni dell’attività che stai completando. Terzo, capisci un processo, una routine o un sistema per completare le tue attività nel modo più efficiente. In quarto luogo, in realtà completi i tuoi compiti.

1. Scegli un’attività appropriata:

Per scegliere un’attività appropriata da elaborare in batch, dovresti pensare a qualcosa che è relativamente breve da completare, che devi completare regolarmente e che non è di natura sensibile al tempo per essere completato.

Ad esempio, non vorresti scegliere, a meno che tu non fossi molto motivato e pieno di energia, scrivendo diversi articoli accademici di seguito. Sarebbe troppo lungo, non è molto facile da sistemare, è qualcosa che in genere ha scadenze variabili e sensibili al tempo e non è qualcosa che in genere dovresti finire regolarmente.

Un compito più appropriato sarebbe qualcosa come preparare i tuoi abiti da lavoro per la settimana, è qualcosa che devi completare su base settimanale, puoi inventare un sistema di scelta, stiratura e riaggancio o qualcosa di simile per completare l’attività in modo efficiente e è un’attività che può essere completata in anticipo senza influire sul vantaggio di completarla.

2. Scegli e programma un periodo di tempo:

La maggior parte delle attività che elabori in batch sono quelle che richiedono un lasso di tempo relativamente breve per essere completate individualmente. Quando inizi per la prima volta a elaborare in batch le attività, vorrai moltiplicare il tempo impiegato per completare l’attività da sola per il numero di volte che la ripeterai. Quindi, poiché questo sarà un periodo di tempo relativamente grande, soprattutto rispetto a quello che sei abituato a spendere per completare questa attività, vuoi pianificare il tempo in modo mirato per assicurarti di avere tutto il tempo per elaborare completamente in batch e completare tutte le ripetizioni dell’attività che si intendeva completare per ottenere i maggiori vantaggi dall’elaborazione batch.

Per continuare l’esempio della preparazione dei vestiti per la settimana, se in genere ci vogliono 20 minuti per scegliere un vestito ogni sera o ogni mattina, e stirarlo/passarlo a vapore e avere tutto il necessario per il tuo vestito pronto per il giorno successivo, e se lavori cinque giorni in una settimana, vorrai moltiplicare 20 minuti per 5 ripetizioni. Ciò equivarrebbe a 100 minuti, o circa un’ora e 40 minuti. Vorresti scegliere un giorno in cui dedicare un’ora e 40 minuti, o un po’ di più quando inizi per la prima volta, a finire di preparare i tuoi vestiti per la settimana a venire. Man mano che diventi più efficiente con il tuo processo, la quantità di tempo necessaria per completare un processo batch completo probabilmente diminuirà di una quantità notevole.

3. Scopri una routine/un processo o un sistema:

Per risparmiare tempo ed energia con l’elaborazione batch, è essenziale capire un sistema, un processo o una routine per completare le attività ripetitive. In genere, il modo più efficiente in termini di tempo di elaborazione batch consiste nel completare lo stesso primo passaggio per tutte le ripetizioni di un’attività, quindi il secondo passaggio per tutte le attività, ecc. Ciò non è sempre possibile, ma inventando un processo da completare un’attività completa prima di completare la ripetizione successiva con lo stesso processo, aumenterai anche la tua efficienza e alla fine inizierai a risparmiare tempo.

Ad esempio, mentre prepari i tuoi vestiti per la settimana, potresti decidere di scegliere prima tutti i tuoi outfit. Quindi puoi scegliere di tirare fuori, o almeno scegliere, tutti gli accessori che desideri indossare con ogni outfit. Quindi puoi scegliere quali scarpe indossare per ogni outfit. Quindi stireresti o stirerai a vapore, se lo fai come parte del processo di preparazione dei vestiti, prima tutto un tipo di abbigliamento, come tutti i pantaloni che indossi, e poi un altro tipo di abbigliamento, come i top che indosserai indossa, fino a quando non prepari ogni tipo di abbigliamento. Infine, appendi ogni vestito e, per una maggiore efficienza, lo appendi in qualche modo in modo che l’ordine in cui li indossi sia ovvio per te.

4. Completa il tuo processo batch:

L’ultimo passaggio per l’elaborazione in batch è, all’ora preselezionata, completare effettivamente le attività che hai deciso di elaborare in batch. A seconda del compito, questo può sembrare noioso, oppure può sembrare una perdita di tempo dedicare una quantità di tempo relativamente grande al momento per completare compiti che normalmente completeresti più tardi in un lasso di tempo molto più breve, ma esercitandoti e diventando abile in questo processo, inizierai a vedere i vantaggi che questa tecnica di gestione del tempo offre a lungo termine.

Per completare il nostro esempio di elaborazione in batch della preparazione dell’abbigliamento per la settimana lavorativa, potresti pensare che spendere 100 minuti per finire qualcosa che sei abituato a fare con facilità in 20 minuti ogni giorno può sembrare controintuitivo, ma a lungo termine lo sei risparmiando 20 minuti della tua giornata ogni giorno, alla fine trascorrerai meno tempo per completare il processo batch completo e inizierai a notare meno stress dal non dover pensare o completare la scelta e la preparazione del tuo abbigliamento da lavoro ogni giorno.

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