Hai lo stress da disordine nell’organizzazione dell’ufficio? Ecco 5 semplici passaggi per organizzare un ufficio!

Bene, non preoccuparti; succede a tutti noi. Quando gestisci un’impresa, una delle insidie ​​più grandi che dovrai affrontare è il disordine e la disorganizzazione dell’ufficio. Sei così impegnato a gestire la tua attività, che ignori la necessità di organizzare il tuo ufficio e liberarlo dal disordine.

Quindi, quando la realizzazione ti colpisce, il compito può sembrare così opprimente e richiedere molto tempo; quella resistenza si instaura. E proprio ciò che devi fare per semplificarti la vita e rendere più facile la gestione della tua attività viene respinto nel dimenticatoio… ancora una volta!

L’organizzazione è una delle prime cose che un imprenditore deve fare. Eppure, è spesso una delle “ultime” cose che fanno; e poi di solito è per necessità e frustrazione.

Quindi, per aiutare a salvare la tua sanità mentale e portare ordine nel caos, ecco alcune idee facili da implementare per aiutarti a organizzare il tuo ufficio e domare il disordine… alias il tuo ufficio!

1. Per prima cosa, riordina la scrivania.

Crea pile separate di articoli e documenti correlati: ad esempio ricevute, rapporti, lettere, ecc. Potresti voler acquistare alcuni di quei piccoli “cestini di filo metallico o di plastica” per contenere le pile dal tuo negozio di articoli per ufficio, Target o Walmart.

Altrimenti, le pile potrebbero cadere o le carte potrebbero essere spazzate via se non sono appesantite, il che significa che presto saranno di nuovo un “pasticcio”.

2. Com’è il tuo sistema di archiviazione? Ne hai anche uno?

Tutto ciò che puoi archiviare facilmente e rapidamente dovrebbe essere archiviato immediatamente. Usa le cartelle manila, scrivi la “descrizione generale” di ciò che c’è nella cartella (ad esempio ricevute, fatture da pagare, note, lettere, ecc.) sulla scheda e incollale al suo interno invece di appoggiarle. Noterai un miglioramento immediato nello spazio intorno a te.

3. Un’alternativa alle cartelle manila consiste nell’utilizzare buste o protezioni per fogli per organizzarle.

Etichetta sempre le cartelle in modo da sapere cosa contengono. Una volta fatto, puoi scomporli ulteriormente poiché vedi la necessità di avere più categorie.

Ad esempio, la cartella delle bollette da pagare potrebbe diventare la cartella delle utenze, delle carte di credito, dei servizi, delle spese del bambino, ecc. Le categorie diventeranno ovvie man mano che ci lavori.

Assicurati di separare i tuoi documenti personali dai tuoi documenti aziendali. Sarai felice di essere arrivato all’ora delle tasse!

4. Posta di lumaca!

Per prima cosa, ‘scarica la spazzatura’! A meno che tu non sia un tagliatore di coupon o abbia un vero interesse per un particolare volantino… butta la posta indesiderata quando arriva. Riordina la posta stando in piedi vicino al cestino. Quindi, metti la posta che desideri vedere in una “posta in arrivo” sulla tua scrivania.

Ancora una volta, usa un cestino o un contenitore di qualche tipo per tenere tutto insieme. Quindi, pianifica un momento in cui passare la posta durante il giorno, come dopo l’orario di lavoro produttivo. Assicurati di pulirlo almeno una volta alla settimana.

5. Assumi un assistente… o i tuoi figli!

Questo semplice metodo di organizzazione ti aiuterà a contenere e mantenere il disordine e renderà anche più facile delegare queste attività a un assistente. Se non hai un assistente, considera di assumerne uno anche part-time.

Oppure, assumi uno dei tuoi figli o un altro membro della famiglia! Questo è un ottimo modo per ottenere un servizio economico e iniziare a insegnare loro le abilità organizzative. E… potresti essere in grado di usarli come detrazione fiscale. (Verifica con il tuo commercialista su questo e su come configurarlo.)

La conclusione è questa: prima ti arrendi e organizzi il tuo ufficio, meglio è. Ti sentirai meglio, sarai più efficace e ci vorrà meno tempo per individuare documenti e informazioni quando ne avrai bisogno. Più aspetti, più tempo ci vorrà per farlo.

Entrare in un ufficio disordinato e disorganizzato crea stress perché anche il tuo subconscio reagisce alla confusione. Se hai la sensazione di voler scappare quando entri nel tuo ufficio, è davvero il tuo subconscio che resiste al caos… è la sensazione di stress che scorre attraverso il tuo corpo ogni volta che entri nel tuo ufficio.

La resistenza è inutile! Punta il proiettile e fallo, o assumi qualcuno che lo faccia per te. Sarai felice di averlo fatto. E sarà un’altra “cosa da fare” che puoi cancellare dalla tua lista!

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