Le 5 migliori pratiche di gestione del tempo

Le prime cinque pratiche di gestione del tempo sono spesso considerate le migliori tecniche da coloro che le utilizzano e le più consigliate dagli esperti. Dai un’occhiata alle cinque azioni suggerite di seguito per creare un sistema di gestione del tempo che si adatti al meglio alle esigenze personali.

1. Crea un elenco giornaliero di “Cose da fare”. Questo è sempre il suggerimento numero uno di esperti di gestione del tempo, leader aziendali e altri che sono bravi a gestire il proprio tempo. Avere un elenco di attività necessarie e piacevoli da fare concentra i pensieri sul lavoro in modo che nulla di importante venga trascurato. Consente al creatore di liste l’opportunità di pianificare la propria giornata. Tenere l’elenco sempre a portata di mano semplifica l’aggiunta di nuovi elementi man mano che vengono visualizzati e il check-off degli elementi completati. La revisione delle attività selezionate può aiutare a motivare l’utente a continuare a completare le attività e provare un grande senso di realizzazione alla fine della giornata.

2. Annotare gli appuntamenti. Annotare è un altro assioma degli esperti di gestione del tempo, non solo per l’elenco delle “cose ​​da fare”, ma anche per il calendario degli appuntamenti. Scrivere gli appuntamenti su un calendario quando sono presi libera la mente per altre cose creative. Aiuta anche a evitare di dimenticare la riunione o l’appuntamento in futuro. Dovrebbe diventare una pratica regolare rivedere il calendario all’inizio di ogni giorno per assicurarsi che nulla sia perso. Nel controllare gli appuntamenti, si può decidere di partecipare, inviare un sostituto o provare a riprogrammare se necessario.

3. Determinare le priorità di lavoro. Determinare quale lavoro è importante fare ogni giorno e cosa può essere rimandato a un altro momento è un’altra chiave per una migliore gestione del tempo. Un compito o un appuntamento ad alta priorità riguarderebbe un progetto importante, qualcosa che potrebbe portare a un avanzamento o una promessa dovuta a un altro. Gli elementi dell’elenco con priorità bassa sono quelli che sono utili ma non sono necessari immediatamente oppure potrebbe essere richiesta la partecipazione a una riunione in cui non è richiesto un contributo personale. La priorità media sarebbero le normali attività di lavoro o le riunioni standard del team.

4. Impostare le sveglie. Coloro che scoprono di essere spesso in ritardo alle riunioni o dimenticano altri tipi di appuntamenti, trovano che impostare la sveglia su un orologio, un computer o un telefono funzioni molto bene come promemoria. Impostare la sveglia almeno dieci minuti prima dell’orario di inizio dell’appuntamento in modo da poter raccogliere i dati necessari e consentire di raggiungere a piedi la sala riunioni. Se l’appuntamento non è nello stesso edificio, impostare ulteriormente l’allarme per consentire il tempo di viaggio. Alcune persone hanno persino reimpostato la sveglia quando sono a una riunione per 10 minuti prima che la riunione finisca per assicurarsi il tempo appropriato per la conclusione della riunione e per uscire comunque in tempo.

5. Rompere grandi progetti. Molte persone scoprono di procrastinare l’avvio di grandi progetti perché sembra troppo da fare o troppo difficile da realizzare. Per facilitare l’avvio di un progetto di grandi dimensioni, suddividilo in diverse attività secondarie. Quindi, pianifica di aggiungere diverse attività secondarie agli elenchi di “cose ​​da fare” giornalieri che lavorano a ritroso rispetto alla data di scadenza nell’ordine che le attività dovrebbero essere eseguite. In questo modo ogni sotto-attività diventa parte del lavoro programmato e il progetto viene completato in tempo. Alcuni esperti si riferiscono a questo semplice processo di gestione del progetto come “il metodo del formaggio svizzero” poiché sta facendo dei buchi nel formaggio più grande (progetto) fino a quando tutto è finito (compiti svolti).

Dai cinque suggerimenti di cui sopra, crea un sistema di gestione del tempo personale che si adatta alle esigenze individuali. Assicurati di considerare queste cinque pratiche principali di gestione del tempo in futuro per migliorare le tecniche utilizzate e raccomandare quelle ritenute efficaci agli altri.

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