Organizza il sistema di posta elettronica per una migliore gestione del tempo

Troppi professionisti aziendali sprecano tempo prezioso controllando costantemente le proprie e-mail. Anche l’invio di e-mail potrebbe richiedere più tempo del necessario. Esercitati nell’organizzazione della posta elettronica e nella gestione del tempo per risparmiare tempo quando lavori con la posta elettronica.

Tieni presente che ogni e-mail non deve essere letta quando arriva. Per la maggior parte delle persone il controllo della posta elettronica aziendale può essere eseguito tre volte durante il giorno: quando si arriva all’inizio del turno, prima o dopo pranzo e prima di lasciare il lavoro per il giorno. Tuttavia, le persone in un servizio clienti o in un lavoro di supporto potrebbero dover controllare la posta elettronica ogni ora, ad esempio all’inizio di ogni ora anziché ogni minuto della giornata. La vecchia regola di gestione del tempo per rispondere alle domande era entro 24 ore, tuttavia con i progressi tecnologici odierni, entro la fine della giornata lavorativa o ogni turno di lavoro potrebbe essere una pratica migliore.

Se a un’e-mail non verrà data risposta lo stesso giorno in cui viene letta, poiché richiede più tempo di riflessione rispetto a quello attualmente disponibile, utilizzare la funzione di promemoria o tickler nel sistema di posta elettronica indicando una scadenza in modo che il requisito di risposta non sia dimenticato. Se l’e-mail non indica una data di scadenza, chiedila o almeno fai sapere al mittente quando potrebbe aspettarsi una risposta ben ponderata. Inoltre, potrebbe volerci un po’ più di tempo in anticipo durante la composizione delle e-mail, ma può risparmiare tempo e confusione in seguito se quando si inviano e-mail aziendali, è necessario seguire l’etichetta professionale delle e-mail.

Sebbene sia vero che non è necessario controllare la posta elettronica così spesso, nessuno dovrebbe lasciare che la propria casella di posta si riempia troppo. Una casella di posta completa richiede più tempo per essere cancellata in futuro. Se un’e-mail richiede una risposta, non far aspettare le persone troppo a lungo per una risposta. Se non richiede una risposta, decidi se è necessario conservare l’e-mail o eliminarla immediatamente. Pulisci sempre la posta in arrivo alla fine di ogni giornata all’ora stabilita. Inoltre, se lo svuotamento della cartella del cestino non è impostato su un intervallo di tempo automatico, svuotalo anche alla fine di ogni giornata.

Quando conservi le e-mail per riferimento futuro, assicurati di creare cartelle per archiviarle. La creazione di cartelle per progetti o team attivi semplifica il recupero rapido delle comunicazioni importanti e l’inoltro quando necessario. È anche facile rimuovere rapidamente tutte quelle vecchie e-mail quando il progetto è completo o il team viene sciolto eliminando la cartella. Alcuni strumenti di posta elettronica consentono di inviare e-mail da persone particolari direttamente a una cartella per effettuare il controllo delle attività del progetto in un momento designato durante la giornata lavorativa. Non solo è possibile impostare cartelle e inviare e-mail a loro le informazioni sul mittente, ma è anche possibile filtrare le e-mail in cartelle specifiche in base a una parola nella riga dell’oggetto.

Come ultimo suggerimento per risparmiare tempo, quando si inviano regolarmente e-mail di massa a un particolare gruppo o team di persone, considerare di inserire il loro indirizzo e-mail in un ID gruppo per rendere più rapido il completamento del campo “A” per i messaggi in uscita. Quindi pratica una migliore organizzazione della posta elettronica e una migliore gestione del tempo lavorando con la posta elettronica. Non essere uno di quei professionisti che sprecano tempo prezioso a controllare le e-mail più spesso del necessario.

NOTE: Per informazioni sull’etichetta e-mail, vedere l’articolo intitolato “Incoraggiamento dell’etichetta e-mail: cose da fare e da non fare”. Per maggiori dettagli sugli ID di gruppo, vedere l’articolo intitolato “Ricevi le email più velocemente utilizzando i nomi dei gruppi come indirizzi”.

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