Sei semplici modi per aiutare l’ufficio a diventare senza carta

Il tuo ufficio sta diventando verde? Diventare senza carta uno degli obiettivi di risparmio sui costi della tua organizzazione? Vuoi idee per aiutare le persone che gestisci o assisti a ridurre gli sprechi, riutilizzare oggetti o riciclare? Se la risposta è affermativa a una di queste domande, di seguito sono riportate alcune idee per diversi modi che potresti utilizzare come parte del tuo viaggio personale o dipartimentale verso l’essere più ecologico o economico. Alcune idee non solo faranno risparmiare carta, ma anche inchiostro e toner.

Nessuna opzione di carta

1. Quando si condividono documenti di testo o fogli di calcolo creati con altri, non eseguire copie cartacee. Invece di copiare, posiziona il documento su un server condiviso e comunica agli altri che hanno bisogno del documento la posizione del file. Se non desideri apportare modifiche al documento, converti il ​​documento in PDF o proteggilo con una password per le modifiche prima di rivelarne la posizione. Oppure, al posto delle copie cartacee, il documento potrebbe essere inviato a tutti come allegato di posta elettronica. Se il documento esce dall’azienda o non si desidera apportare modifiche, converti il ​​documento in PDF o proteggilo con una password prima dell’invio.

2. Per condividere informazioni stampate che normalmente possono essere copiate o inviate via fax, scansionare documenti cartacei su un computer, quindi eseguire una delle seguenti operazioni. Se il documento deve essere distribuito ad altri, posizionalo su un server condiviso o invia un’e-mail come allegati invece di fare delle copie. Se il documento deve essere archiviato, salvalo su un CD o un’unità USB con file simili, quindi inseriscilo nel file appropriato all’interno dell’archivio. Le cartelle di file tascabili o quelle con tasche per CD su di esse lo rendono un gioco da ragazzi e riducono la possibilità che cada e si perda in un cassetto.

Meno opzioni di carta

3. Se si condividono informazioni stampate all’interno di un piccolo gruppo e che non possono essere copiate, salvate o distribuite elettronicamente; considerare di instradare il documento in giro. Inserisci una distinta di consegna sul documento dicendo a ciascuna persona cosa fare con il documento, per quanto tempo ciascuna persona può conservarlo e mostrando i nomi di tutti coloro che devono ricevere il documento. Quindi metti uno spazio accanto a ciascun nome in cui i lettori possono inizializzare dopo aver completato la revisione e quindi passare alla persona successiva nell’elenco che non ha siglato il proprio nome. Se il documento deve essere restituito al proprietario originale, assicurati che il nome sia l’ultimo nella lista di distribuzione.

4. Ogni volta che sono necessarie copie cartacee, eseguire copie fronte-retro per ridurre la quantità di carta necessaria. Eseguire copie solo fronte se è necessario. Se vengono eseguite troppe copie solo fronte o dopo che è venuta meno la necessità, riutilizzare la carta utilizzando il retro delle informazioni non sicure come carta per graffi e collocare sempre queste carte non sicure nel cestino della carta anziché nel cestino dopo l’uso. Assicurati che i documenti protetti siano smaltiti secondo i requisiti di sicurezza.

Riduci la carta ricevuta

5. Ridurre la quantità di posta ricevuta annullando gli abbonamenti non necessari o ridondanti. Per gli abbonamenti desiderabili, controlla se esiste un’opzione elettronica e passa a tale opzione se esiste.

6. Prima di riciclare gli annunci di posta, richiedere la rimozione dal catalogo e dalle liste di annunci pubblicitari che non sono desiderati. Spesso su questi articoli cartacei che possono essere chiamati per la rimozione dal loro database è presente un numero verde. Per gli invii desiderati in caso di future esigenze aziendali, chiedi se esiste una versione elettronica a cui è possibile passare o richiede la rimozione dall’elenco e conserva un registro dell’indirizzo del loro sito Web per scopi di ricerca e ordinazione.

Indipendentemente dal fatto che il tuo viaggio ecologico stia diventando ecologico o che i tuoi piani di riduzione dei costi economici includano l’assenza di carta, dovresti essere in grado di trovare qualcosa in queste sei opzioni per aiutare te e la tua gente sulla strada. Ricorda, per entrambi gli obiettivi, cerca sempre di ridurre gli sprechi, riutilizzare gli oggetti o riciclare quando possibile.

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