Suggerimenti per risparmiare tempo e spazio con i file

Gli esperti dell’organizzazione stimano che tra il sessanta e l’ottanta per cento degli articoli archiviati non vengano mai più esaminati. Questo significa che le persone stanno archiviando troppo? Come si decide cosa archiviare e cosa conservare per risparmiare tempo e spazio?

Per risparmiare tempo nell’archiviazione di copie cartacee o file elettronici, creare un sistema di archiviazione che abbia senso per coloro che lo utilizzano come risorsa. Ha più senso organizzare i file in ordine alfabetico per progetto o nome del cliente? Che dire dell’archiviazione per categoria e quindi di un sottoordine di data o alfabetico a seconda di quale ha più senso per ciascuna categoria? Per risparmiare tempo nel recupero delle informazioni, archivia sempre con gli elementi più recenti in cima o davanti alla cartella dei file in modo da poter recuperare rapidamente i dati recenti.

Per risparmiare spazio nei file, considera la possibilità di archiviare elettronicamente il più possibile. Laddove sono necessari file cartacei, conserva le informazioni sul progetto per tutto il lavoro relativo a progetti di lavoro attivi, ma non conservare troppe cose in quanto ciò richiede più spazio. Chiedi se la necessità di fare riferimento a queste informazioni come risorsa o prova di accordo supera il costo del tempo e dello spazio di archiviazione? Conserva i file utilizzati regolarmente vicino a dove sono necessari e archivia quelli usati di rado in un’altra posizione. Assicurati di pulire periodicamente i file per rimuovere elementi non necessari, vecchi dati irrilevanti o precedenti esigenze di archiviazione legale. Una pulizia trimestrale funziona bene per i file attivi e ogni anno è spesso sufficiente per i file inattivi o usati di rado.

Questi suggerimenti per risparmiare tempo e spazio nell’archiviazione dovrebbero aiutare a decidere cosa archiviare e cosa conservare e prevenire un’eccessiva archiviazione. I buoni esperti di organizzazione incoraggiano a salvare le cose corrette e a conservarle nel modo corretto per facilitare l’accesso quando è necessario recuperarle.

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