Tutti odiano archiviare – Eppure – Tutti vogliono un ufficio organizzato – Giusto?

È vero, non sono tipico perché non odio archiviare. In effetti, quando rende le mie ricerche più brevi e facili, in realtà mi piace. Lo farai anche tu una volta che ti sarai organizzato e inizierai la tua casa o il tuo ufficio nel modo giusto. Il modo giusto aiuta la maggior parte di noi a non perdersi nella confusione delle scartoffie quando arriva il momento di trovare quel documento importante che sappiamo di aver salvato. Alcuni semplici suggerimenti su come conservare, configurare, condividere e mantenere il tuo nuovo sistema di riempimento possono rendere il lavoro facile piuttosto che temuto.

Negozio

Innanzitutto, dovresti determinare dove memorizzerai i tuoi file. Saranno in una scrivania facilmente accessibile o in un cassetto della credenza? Se non hai cassetti disponibili, dovresti usare un raccoglitore su uno scaffale o un carrello per raccoglitori mobile? Se ci sono molti file, sono più adatti a uno schedario? Se utilizzi un armadietto, i file dovrebbero trovarsi nel tuo ufficio per un rapido accesso o archiviati da qualche altra parte? Dopo aver preso questa decisione e aver impostato il percorso di archiviazione, passerai allo sviluppo del file system.

Impostare

Quando imposti un sistema di archiviazione, mantienilo semplice in modo che tu e gli altri non temerete la manutenzione. Usa cartelle sospese o cassetti selezionati per le categorie principali. Quindi posizionare le cartelle nel file sospeso o nel cassetto per le sottocategorie. Quando si sviluppa un file system, determinare quante categorie principali saranno necessarie per i file. Per la maggior parte dei file system, questo può essere limitato alle categorie principali comprese tra sei e dieci. Quindi creare sottocategorie all’interno delle categorie principali, se necessario. Archivia le categorie principali o principali nell’ordine utilizzato dal più al minimo utilizzando file sospesi con schede contrassegnate. Crea sottocategorie all’interno di quella principale come alfabetiche, date o numeriche per facilitare la ricerca delle cartelle. Ad esempio, l’archiviazione dei dati finanziari ha più senso per data, poiché archivi le tasse per anno e paghi le bollette per mese. L’archiviazione delle informazioni sui clienti sarebbe in ordine alfabetico in base al nome del cliente. Ricerca di file e ritagli periodici per categoria di argomenti anziché per nome della fonte per un rapido recupero. Qualunque sia il sistema di archiviazione che utilizzi, archivia sempre i documenti più recenti nella parte anteriore della cartella poiché in genere cerchi la versione più recente delle informazioni.

Condividere

Se si utilizza un sistema di archiviazione condiviso, includere un foglio informativo digitato o una scheda al di fuori del percorso del file in modo che altri possano comprendere il sistema di archiviazione. Per quei file utilizzati da più persone o che contengono più cartelle, crea indicatori per la posizione del file quando viene rimosso. Questi indicatori possono essere cartelle vuote etichettate “Out”. L’uso di un pennarello rende facile vedere che manca una cartella e dove riporla per ridurre i tempi di archiviazione. Se desideri proteggere ulteriormente i file e assicurarti che vengano restituiti, potresti voler anche avere un registro di entrata/uscita di chi ha preso quale file e quando è stato riportato indietro.

Mantenere

La manutenzione regolare include sia l’archiviazione regolare che il mantenimento di file compatti e aggiornati pianificando tempi regolari per eliminare i file dai dati vecchi o non più rilevanti. Prova a archiviare un documento non appena hai finito con esso. Se i file non si trovano in una posizione comoda per l’archiviazione istantanea, prova a archiviare tutti i giorni alla stessa ora, quando possibile. Se non c’è molto da fare, scegli un giorno particolare della settimana per fare tutto. Per l’archiviazione giornaliera o settimanale, disporre di un luogo di attesa per gli elementi del file fino al momento dell’archiviazione. La manutenzione costante dei file include ogni volta che una cartella di file viene aperta e se contiene più fogli, controlla rapidamente per vedere se è possibile gettare materiali obsoleti in un file sottile. Se non esiste un requisito di controllo dei documenti o di gestione della configurazione per mantenere le versioni precedenti, accertarsi quando si archiviano revisioni o report di conservare solo la versione più recente.

Si spera che questi semplici suggerimenti ti semplificheranno la configurazione e la manutenzione di un sistema di archiviazione controllabile. Ricorda, per semplificare in modo che tutti coloro che utilizzano il sistema possano trovare rapidamente e facilmente ciò di cui hanno bisogno o riporre i documenti. Forse ora scoprirai anche tu che la limatura è una semplice necessità e non qualcosa da temere.

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